Semnătura electronică

Ce este semnătura electronică și cum ne ajută în viața de zi cu zi?

Trăim într-o lume din ce în ce mai digitalizată, în care multe lucruri care înainte se făceau „pe hârtie” acum se rezolvă online. Aici intervine semnătura electronică – un instrument modern care ne permite să semnăm documente fără să mai tipărim, scanăm sau trimitem prin poștă.

Dar ce este, de fapt, semnătura electronică și cum funcționează?

Pe scurt, o semnătură electronică este un echivalent digital al semnăturii scrise de mână. Ea arată că o persoană a fost de acord cu conținutul unui document sau că a aprobat un mesaj electronic.

Nu înseamnă neapărat o poză cu semnătura ta scrisă de mână lipită într-un PDF, ci este mult mai sigură și mai complexă. De obicei, implică un certificat digital – un fel de „buletin” digital emis de o firmă autorizată, care confirmă că tu ești tu.

Semnatura Electronica inlocuieste semnatura olografa in mediul online, avand aceeasi valoare legala.

În România (și în toată Uniunea Europeană), există trei tipuri de semnături electronice, definite prin regulamentul eIDAS:

Semnătura electronică simplă
– Este cea mai de bază formă. Poate fi, de exemplu, un nume scris la finalul unui e-mail sau bifarea unei căsuțe „Sunt de acord” într-un formular online.
– Utilizare: Nu are valoare legală puternică. Poate fi acceptată pentru acțiuni informale sau interne, dar nu este recomandată pentru contracte oficiale.

Semnătura electronică avansată
– Este legată strict de identitatea semnatarului și permite detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului.
– Utilizare: Se folosește în afaceri, în documente interne ale firmelor, dar și în unele relații cu instituții, unde nu este obligatorie cea calificată.

Semnătura electronică calificată
– Este cea mai sigură și cea mai recunoscută legal, echivalentul perfect al semnăturii olografe (scrise de mână).
– Este emisă doar de furnizori acreditați și se bazează pe un certificat calificat, adesea stocat pe un token USB sau direct în cloud (cu autentificare 2FA).
– Utilizare: Poate fi folosită în relația cu instituțiile statului, semnarea de contracte, depunerea de declarații fiscale etc. Are valoare legală deplină în România și UE.

În România, tot mai multe instituții acceptă sau chiar cer semnătura electronică, mai ales în contextul digitalizării serviciilor publice. Iată câteva exemple practice:

• Depunerea declaratiilor Online la ANAF si autentificarea in SPV;
• Raportarile catre Casele de Asigurari de Sanatate (CNAS, CASMB, OPSNAJ, CASMT);
• Semnarea documentelor in relatia cu ONRC;
• Raportarile catre CNVM;
• Semnarea documentelor catre alte Institutii ale Statului (SEAP, CSA-CEDAM, BVB, MYSMIS, AFM, ANCOM etc.);
• Autentificarea in sisteme informatice private, aplicatii etc.

Cum obții o semnătură electronică calificată?

Procesul este destul de simplu, dar costă, așa că probabil trebuie să decizi dacă chiar ai nevoie:

• Alegi un furnizor acreditat (ex.: certSIGN, DigiSign, Trans Sped).
• Completezi online o cerere.
• Te identifici (video sau fizic).
• Primești certificatul digital pe un token (USB) sau acces în cloud.
• Instalezi aplicația necesară pe PC și ești gata să semnezi documente PDF, Word etc.

În România sunt 5 furnizori acreditați pentru semnătură calificată și două companii înregistrate în Italia:

1. AlfaTrust Certification S.A.
   https://alfasign.ro/semnatura-electronica/ token 78EUR fara tva / 3ani
2. Certsign S.A.
   https://www.certsign.ro/ro 96EUR + TVA / 3ani
3. Centrul de Calcul S.A.
   https://www.certdigital.ro/kit-semnatura-electronica/ 89 EUR fara TVA / 3ani
4. DigiSign S.A.
   https://digisign.ro/produse-servicii/semnatura-electronica/ 81EUR / 3ani
5. Trans Sped S.R.L.
   https://www.transsped.ro/certificate 90eur + tva /3ani
6. Namirial
   https://www.namirial.ro/ 349lei+TVA / 3ani, 149lei/an
7. Infocert
   https://infocert.digital/ro/consumer/qes/ 79 eur fara tva / 3ani

De ce ar trebui să folosești semnătura electronică?

• Economisești timp – nu mai e nevoie de imprimare, scanare, trimis prin curier.
• Este sigură – documentele nu pot fi modificate fără să se vadă.
• Este legală – în anumite forme, are aceeași valoare ca semnătura de mână.
• Este comodă – poți semna de oriunde, chiar și de pe telefon.

Semnătura electronică nu este ceva complicat sau „doar pentru experți”. Este un instrument accesibil, util și din ce în ce mai prezent în viața noastră, fie că vorbim de relația cu statul, cu angajatorul sau chiar cu parteneri de afaceri.

Dacă ai un nivel de competență digitală de bază – știi să folosești un e-mail și un browser – ești deja pregătit să folosești o semnătură electronică. Iar dacă vrei să faci un pas spre digitalizare, e momentul ideal să o încerci.

Cartea Electronică de Identitate

Noua CEI conține o semnătură electronică avansată emis de Ministerul Afacerilor Interne (MAI). Cu ajutorul unui cititor poți semna digital orice document, cu valoare olografă. Ulterior se pot adăuga și certificate de semnătură electronică calificată. Acest certificat este unul cu nivel de securitate medie. Se utilizează pentru autentificare și semnare în raport cu sistemele informatice ale MAI și cu sistemele informatice ale altor instituții publice sau private. Acest tip de semnătură va avea valoare de semnătură olografă (privată) la instituțiile din România.

De ce avansată și nu calificată? Ei bine, pentru că este o semnătură electronică gratuită, ce nu impune plata unor servicii și achiziționarea unor dispozitive de către semnatar. Astfel, MAI, prin certificatul avansat pe care-l eliberează, asigură un minim acces tuturor cetățenilor la o formă de semnătură electronică. În relația cu statul, semnătura electronică avansată are valoare de semnătură de mână, stabilit prin Ordonanța de urgență a Guvernului 38/2020.